Datenschutzinformation nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1.1 Verantwortliche Stelle

AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V.
Elisabeth-Frerichs-Haus
Klingenbergstraße 73
26133 Oldenburg

Vorsitzender des Vorstandes: Thomas Elsner
Kaufmännischer Vorstand: Christoph Fehringer
Vorstand Verband und Politik: Thore Wintermann

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten.

Helmut Jenn
Telefon: 04 41/48 01-1 14
E-Mail

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Vertragsbehandlung mit Ihnen erhalten. Hier sind folgende Bereiche zu nennen:

• Daten im Rahmen einer Behandlung oder Pflege von Ihnen als Klienten oder Bewohner in einer unserer Betreuungseinrichtungen
• Daten im Rahmen Ihrer Ausbildung an einer unserer Schulungseinrichtungen
• Daten im Rahmen einer Beratung oder Coachings in einer unserer Beratungsstellen
• Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung zugesandt haben

3.1 Kindertagesstätten und Jugendeinrichtungen

• Adresse/Kontaktdaten (z. B. auch von Dritten wie Sorgeberechtigte, Abholer*innen, Betreuer*in)
• Personendaten Kind (z. B. Name, Geburtsdatum)
• Personendaten Sorgeberechtigte
• Beurteilung Lerntagebuch
• Fotos der Kinder
• Daten zu Befreiungen und/oder Ermäßigungen (z. B. Antragsdatum, Zeitraum der Befreiung/Ermäßigung)

3.2 Pflege/Tagespflege

• Adresse/Kontaktdaten
• Anamnestische Daten, wie z.B. Medikamenteneinnahme und Vorerkrankungen
• Behandlungsdokumentation in Form der Klienten-/Bewohnerakte
• Informationen von externen Leistungserbringern, wie z. B. Hausarzt, Facharzt oder MDK (z. B. auch von Dritten wie gesetzliche Betreuer*in, Abholer*innen)
• Personendaten (z. B. Name, Geburtsdatum)

3.3 Beratungsleistungen

• Persönliche Angaben von Ihnen, wie Name und Anschrift
• Aufzeichnungen im Rahmen der Beratungsdokumentation, Informationen von Ihnen
• Informationen von externen Leistungserbringern, wie z.B. Kostenträgern

3.4 Allgemein

• Bankverbindung/Mandat (z. B. IBAN, Namen und Adresse eines/einer Dritten, sofern ein entsprechendes Mandat erteilt wurde)
• Adresse/Kontaktdaten
• archivierter Schriftwechsel (ausgehender und eingehender Schriftverkehr zum Beitragskonto)

4.1 Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b EU-DSGVO
In den verschiedenen Aufgabenbereichen des AWO Bezirksverbandes Weser-Ems e. V. werden wir mit Ihnen einen Betreuungs- oder Beratungsvertrag abschließen oder eine entsprechende Vertragsbeziehung eingehen. Dieser Vertrag ist die Grundlage für die zweckgebundene Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

4.2 Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a EU-DSGVO
Der AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. erhebt personenbezogene Daten auf der Basis einer Einwilligung, um die Angebote und Beratung möglichst effektiv, aber auch im Interesse der Personen, die betreut werden, zu gestalten. Einwilligungen werden eingeholt für die Nutzung von Kontaktdaten, ein SEPA-Lastschriftmandat, die Veröffentlichung von Fotos auf Flyern sowie im Internet, bei Beratungsleistungen sowie bei dem fachlichen Austausch mit Ärzten und Pflegeeinrichtungen auf der Basis einer Schweigepflichtentbindung.

4.3 Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c EU-DSGVO
Der AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. ist in den verschiedenen Aufgabenbereichen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu erheben und, soweit ein Gesetz dies vorschreibt, diese Daten auch an Behörden und Kostenträgern weiterzuleiten. Beispielsweise sind Meldungen von ansteckenden Krankheiten oder bei dem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung gesetzlich vorgeschrieben.

Der AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (siehe auch die Ausführungen unter „Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?“).

4.4 Verarbeitung im Rahmen des eigenen berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f EU-DSGVO
Die Erhebung von Nutzerdaten bei der Nutzung der Internetseiten des AWO Bezirksverbandes Weser-Ems e. V. erfolgt im eigenen berechtigten Interesse. Die konkreten Hinweise zu den Arten der Daten, die im Internet erhoben werden, sind in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Internetseite erläutert.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger nach Außerhalb sind wir zur Verschwiegenheit verpflichtet. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies fordern oder Sie eingewilligt haben.

• Interne Abteilungen:
  Innerhalb des AWO Bezirksverbandes Weser-Ems e. V. erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen, z.B. Verwaltung. Um Ihnen bestmöglich helfen zu können, finden Team- bzw. Fallbesprechungen unter den Kolleg*innen statt. Diese werden anonym durchgeführt.
• Auftragsverarbeiter:
  Beauftragte externe Dienstleister, gemäß Art. 28 DSGVO, können zu festgelegten Zwecken personenbezogene Daten erhalten, wenn sie Garantie dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit der DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.
• Öffentliche Stellen:
  Bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung (z. B. Statistisches Landesamt oder medizinischer Dienst der Krankenkassen). Bei Gefahr für Leib und Leben i.S.d. § 34 StGB, rechtfertigender Notstand.
• Sonstige Dritte:
  Empfänger von personenbezogenen Daten können sonstige Dritte sein, für die sie eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder wenn eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer*in, Rechtsanwaltschaft).

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.

Ihre Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks zwingend erforderlich sind, längstens jedoch solange, wie es gesetzliche Vorschriften dies von uns verlangen.

Die erhobenen Daten werden von dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. unverzüglich gelöscht, wenn feststeht, dass sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, die betroffene Person ihre Einwilligung, auf die eine Verarbeitung gestützt wurde, widerruft oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Eine Löschung der entsprechenden Daten erfolgt z. B., wenn keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, oder aufgrund des Widerrufs einer Einwilligung oder eines erteilten SEPA-Lastschriftmandats. Eine Löschung erfolgt jedoch zunächst nicht, wenn die Verarbeitung der Daten zu folgenden Zwecken weiterhin erforderlich ist:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Die jeweiligen Aufbewahrungs- beziehungsweise Löschfristen sind in einem Löschkonzept dokumentiert.
• Aufbewahrung aufgrund von gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs und der Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
• Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Zugriff auf diese Daten eingeschränkt, d. h. sie stehen der Sachbearbeitung in der Regel nicht mehr zur Verfügung (Sperrung). Die Daten sind nicht mehr veränderbar und werden ausschließlich auf der Basis von gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt.

Jede betroffene Person hat in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten im Umfang der Bestimmungen der EU-DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 EU-DSGVO besteht gegenüber dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. nicht, da die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 EU-DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.

8.1 Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO:
Die betroffene Person hat nach Art. 15 Abs. 1 das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat sie ferner ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 Buchst. a bis h EU-DSGVO.

8.2 Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO:
Sollten die von dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständig sein, besteht nach Art. 16 EU-DSGVO das Recht, eine Berichtigung bzw. eine Vervollständigung der personenbezogenen Daten zu verlangen.

8.3 Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO:
Nach Art. 17 Abs. 1 EU-DSGVO besteht das Recht, eine Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einem der in dieser Vorschrift genannten Gründe unzulässig ist. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die (weitere) Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO). Hierbei kommen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten des AWO Bezirksverbandes Weser-Ems e. V. in Betracht. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht demnach nicht, wenn die im obigen Abschnitt „Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?“ genannten Verarbeitungszwecke weiterhin vorliegen oder gesetzliche Regelungen den AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. verpflichten, die Daten weiterhin aufzubewahren (siehe auch die Ausführungen unter „Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?“).

8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO:
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 Buchst. a bis d EU-DSGVO hat die betroffene Person die Möglichkeit, die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) zu verlangen. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die betroffene Person die bei dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. gespeicherten Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt und die Daten deshalb noch nicht gelöscht werden sollen.

8.5 Wichtiger Hinweis: Einzelfallbezogenes Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e EU-DSGVO). Es besteht daher das Recht, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern bei der betroffenen Person Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Die Gründe sind nachzuweisen.

In der Regel liegen jedoch bei dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die den Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen. Sollte ein Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingelegt werden, so kann in der Regel die Leistung durch den AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. nicht mehr erbracht werden. Dies hat dann die Kündigung der Leistung zur Folge.

Sofern die Verarbeitung der Daten auf eine erteilte Einwilligung gestützt wird, kann diese jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten unberührt.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der nach Landesrecht für den AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 EU-DSGVO).

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 05 11/1 20-45 00
Telefax: 05 11/1 20-45 99
E-Mail

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung der AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. gesetzlich verpflichtet ist.

In der Regel ist die Erstberatung von Personen auch ohne Angabe von personenbezogenen Daten möglich. Lediglich bei weiterführenden Beratungen, einer Anmeldung für die Pflege/Tagespflege oder für einen Kita-Platz ist die Angabe der zweckgebunden erforderlichen personenbezogenen Daten erforderlich.

Ohne diese Daten wird der AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. in der Regel den Abschluss des Vertrages, die Weiterführung der Beratung oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 EU-DSGVO findet bei dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. nicht statt. Auch Wahrscheinlichkeits- oder Scorewerte werden von dem AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. nicht erhoben oder gespeichert.

12.1 Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Bei der Nutzung von Online-Tools wie „Zoom“, „Jitsi“ oder „Signal“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Mitschrift in Textform, im Rahmen einer Beratungsdokumentation.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
• Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Sie können unsere Online-Tools nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der App eingeben. Wenn Sie die jeweilige App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseiten der jeweiligen Dienstanbieter aufrufen, sind diese für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Online-Tools jedoch nur erforderlich, um sich die jeweilige Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen.

12.2 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir nutzen Online-Tools, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der jeweiligen Applikation angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Dateneingaben, z.B. Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren, können bis zu einem Monat bei den Diensteanbietern gespeichert werden.

Online-Meetings zum Zweck einer Beratung:

Es besteht die Möglichkeit einer anonymen Beratung. Für eine umfassende Betreuung, Beratung und Gewährung von Hilfestellungen benötigen wir jedoch die dafür erforderlichen Daten von Ihnen. Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, sowie für Organisation, Abwicklung und Abrechnung unserer Leistungen. Eine Erhebung ihrer personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Erfüllung unserer umfassenden Dienstleistung.

12.3 Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung?

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der AWO verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Online-Meetings personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Online-Tools sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Falls in diesem Rahmen Kategorien besonders schützenswerter Daten verarbeitet werden, wird die Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO gestützt.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse. Unser Interesse besteht hierbei an einer effektiven Durchführung von Online-Meetings.

12.4 Informationen zur Durchführung Ihrer Online-Meetings

Wir möchten Sie gerne über die wichtigsten Details zur Durchführung von Online-Meetings mit verschiedenen Diensteanbietern informieren.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

• Signal:
  Signal ist ein freier, verschlüsselter Messenger, der für seine Datensparsamkeit und für eine effektive Ende-zu-Ende Verschlüsselung bekannt ist. Die Datenschutzerklärung finden Sie hier.
  
• Zoom:
  Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
  Die Datenschutzerklärung von Zoom können Sie sich hier ansehen.

• Jitsi:
  Die Software Jitsi wird auf einem AWO-internen Server gehostet. Hier haben wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Wir setzen das Luca-System zur Erfassung von Kontaktinformationen von Kunden*innen und Besuchern*innen zur Erfüllung der Dokumentationspflicht und Unterstützung der Kontaktpersonenermittlung bei COVID-19 Infektionen in unseren Einrichtungen ein.
Hier werden Sie informiert, welche Daten bei der Kontaktdatenübermittlung mittels des Luca-Systems durch uns als Verantwortlichem erhoben oder uns bereitgestellt werden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten und welche Rechte Ihnen als betroffene Person hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

13.1. Erhebung Personenbezogener Daten

Um unserer Dokumentationspflicht und Unterstützung der Kontaktpersonenermittlung bei COVID-19 Infektionen nachzukommen, erheben wir bei Ihrem Einchecken in unsere Einrichtung Ihre personenbezogenen Daten.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Dieses Einchecken und das damit verbundene Übermitteln Ihrer personenbezogenen Daten an uns erfolgt bevorzugt durch den Service Luca in einer der folgenden Formen:

• Nutzung der Luca App
• Nutzung der Luca Web-App
• Nutzung des Luca Badge
• Nutzung des digitalen Luca Kontaktformulars

Das Einchecken mittels App kann dadurch erfolgen, dass entweder Sie unseren QR-Code scannen oder wir Ihren. Sofern Sie sich dafür entscheiden, unseren QR-Code zu scannen, ist das Einschalten der Kamera des Endgerätes erforderlich. Gespeichert wird jedoch nur die Aufnahme des QR-Codes.
Weitere neue Daten werden nicht erhoben. Sofern Sie sich über das Kontaktformular im Browser bei uns anmelden, werden die unter 13.2 beschriebenen Kontaktangaben neu erhoben.

13.2. Art der verarbeiteten Daten

Wir können die folgenden Daten von Ihnen verarbeiten, welche notwendig sind um eine Nachverfolgung nach §5 der Niedersächsische Verordnung zur Eindämmung des Corona-Virus SARS-CoV-2 zu gewährleisten:

• Kontaktdaten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Aufenthaltsdaten: Name bzw. Bezeichnung der Gastronomen*innen, Veranstalter*innen und sonstigen Gewerbetreibenden, bei denen Sie sich aufgehalten haben sowie Datum Ihres Aufenthalts, Beginn und Ende Ihres Aufenthalts, Adresse Ihres Aufenthalts, Geo-Koordinaten Ihres Aufenthalts.
• Zusätzliche Eingabedaten: Sonstige Informationen, die Sie durch Eingabefelder in der Luca App einreichen, z.B. wen Sie besucht haben.
• Testergebnisdaten: QR-Code mit Informationen zu vollzogenen COVID-19-Tests, insb. Infektionsstatus der getesteten Person
• Funktionale Daten: Datenzuordnungs-IDs, Schlüssel und QR-Codes.
• Temporäre Nutzungsdaten: Daten, die bei der Nutzung der Luca App zeitweise anfallen können, also IP-Adresse, IP-Standort, Art und Version des eingesetzten Browsers und installierter Browser Plug-Ins, Informationen zum genutzten mobilen Netzwerk, Zeitzonen-Einstellungen, Betriebssystem und Plattform.

13.3. Zwecke der Verarbeitung | Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Im Zuge der COVID-19 Beschränkungen müssen wir Ihre Kontaktdaten und Aufenthaltszeiten aufnehmen, damit in Fällen von Neuerkrankungen die Gesundheitsbehörde ggf. eine Kontaktkette nachvollziehen kann. Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, werden wir diese grundsätzlich nur für diesen Zweck verarbeiten.
Die folgende Übersicht beschreibt, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Erhebung Ihrer Kontaktdaten – Auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Lit. c DSGVO
• Ermittlung Ihres Aufenthaltsortes – Auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, in dem Sie die Kamera und GPS Funktion deaktivieren.
• Verschlüsselte Verarbeitung innerhalb der IT-Infrastruktur von Culture4life GmbH - Auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Lit. c DSGVO
• Verarbeitung Ihres COVID-19 Testergebnisses – Auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 9 Abs. 2 Lit. i DSGVO i.V.m. IfSG und entsprechenden Verordnungen der jeweiligen Länder.
• Übermittlung Ihrer Daten an die Gesundheitsbehörden – Auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Lit. c DSGVO

13.4. Empfänger*innen personenbezogener Daten

Das Luca-System wird von der culture4life GmbH betrieben. Deren Unterauftragsnehmer*innen sind Anbieter*innen von Softwarewartungs- und Softwarebetriebsleistungen (derzeit neXenio GmbH) sowie Anbieter*innen von IT-Infrastrukturleistungen (derzeit Deutsche Telekom AG sowie Bundesdruckerei Gruppe GmbH). Es besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen dem Verantwortlichen und der culture4life GmbH. Die genannten Empfänger*innen und Unterauftragsnehmer*innen können Ihre personenbezogenen Daten in keiner anderen Weise als zur Erfüllung der Dokumentationspflicht und zur Unterstützung der Kontaktpersonenermittlung für uns verwenden.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten auf Nachfrage an die Gesundheitsbehörden freigeben um die Nachverfolgung zur ermöglichen.

13.5. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von 4 Wochen. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf von vier Wochen gelöscht.

Nutzungsdaten

Wenn Sie die Online-Beratung der AWO nutzen, werden auf unserem Webserver temporär so genannte Nutzungsdaten zu statistischen Zwecken als Protokoll ausgewertet, um die Qualität unserer Webseiten zu verbessern. Dieser Datensatz besteht aus den folgenden Bestandteilen:

• Name und Adresse der angeforderten Inhalte
• Datum und der Uhrzeit der Abfrage
• Übertragene Datenmenge
• Zugriffsstatus (Inhalt übertragen, Inhalt nicht gefunden)
• Beschreibung des verwendeten Endgeräts und des Betriebssystems
• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Speicherung der IP-Adresse zu Sicherheitszwecken

Darüber hinaus speichern wir die von Ihrem Endgerät übermittelte vollständige IP-Adresse streng zweckgebunden für die Dauer von 14 Tagen, in dem Interesse, Angriffe auf unsere Webseiten erkennen, eingrenzen und beseitigen zu können. Nach Ablauf dieser Zeitspanne löschen bzw. anonymisieren wir die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Erforderliche Cookies

Wir setzen Cookies ein, die zur Nutzung unserer Webseiten erforderlich sind. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert und ausgelesen werden können. Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie die Webseite schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Wir nutzen diese erforderlichen Cookies nicht für Analyse-, Tracking- oder Werbezwecke. Teilweise enthalten diese Cookies lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen und sind nicht personenbezogen. Sie können auch notwendig sein, um die Benutzerführung, Sicherheit und Umsetzung der Webseiten zu ermöglichen. Wir nutzen diese Cookies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es findet keine automatisierte Bearbeitung statt.

Ihre Rechte (Siehe 8. Welche Datenschutzrechte bestehen?)

Recht auf Beschwerde (Siehe 9. Besteht ein Recht auf Beschwerde?)

15.1 Hinweis zu Foto- und Videoaufnahmen

Wir möchten Sie darüber informieren, dass auf unseren Veranstaltungen Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden. Diese verwerten wir für Zwecke der Berichterstattung und der Öffentlichkeitsarbeit. Dazu werden die Aufnahmen in diversen lokalen und sozialen Medien, wie z. B. auf unserer Internetseite (www.awo-ol.de), in der lokalen Presse, unserem Magazin Marie, auf unseren Facebook-Seiten sowie auf Youtube veröffentlicht.
Wenn Sie nicht fotografiert bzw. gefilmt werden möchten, machen Sie das dem Fotografen/Kameramann gegenüber deutlich und melden Sie sich bei der Einrichtungs-/Veranstaltungsleitung, damit wir Ihre Wünsche berücksichtigen können

15.2 Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung?

Auf der heutigen Veranstaltung werden Bilder erstellt. Die Berechtigung dazu leitet sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ab. Die gesetzliche Grundlage ist also unser „berechtigtes Interesse".
Unser Interesse: Wir möchten unsere Arbeit präsentieren und unsere Kompetenzen darstellen. Dieses Ziel lässt sich nur mit Fotos und Videos erreichen.

15.3 Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht, der Nutzung von Bildern und Videos, auf den Sie identifizierbar abgebildet sind, zu widersprechen. Um einer eventuellen Veröffentlichung vorzubeugen, machen Sie schon bei der Foto- und Videoerstellung darauf aufmerksam, dass Sie nicht fotografiert werden möchten. Melden Sie sich gerne bei unseren Mitarbeiter*innen oder bei der Einrichtungs-/Veranstaltungsleitung. Wir kümmern uns um Ihre Wünsche.

Weitere Rechte: (Siehe 8. Welche Datenschutzrechte bestehen?)

15.4 Wie lange werden Bilder und Videos gespeichert?

Informationen dazu: (Siehe 7. Wie lange werden die erhobenen Daten gespeichert?)